Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?

Kayıtlı elektronik posta (KEP), yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmaktadır. KEP, bilinen elektronik postaya ilave olarak elektronik postanın;

Göndericisi görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği,

Alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığı,

Alıcısı tarafından okunup okunmadığı ve

İhtiyaç duyulması halinde elektronik postaya yeniden erişilebilmesi

ile ilgili delil hizmetlerini sunan bir sistemdir

KEP hesabını nereden alabilirim?

0 553 704 46 28 numaralı hizmet telefonumuzu arayabilir, Whatsapp ya da Facebook Messenger üzerinden mesaj atabilir, e-posta gönderebilir ya da formlarımız aracılığı ile bize ulaşabilirsiniz.

KEP ile neler yapabilirim?

KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı, kurumlar ve şahıslar arasında elektronik posta ile gönderilip alınabilmektedir. Başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilmektedir. Kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar, kamu kurumları ile özel sektör kuruluşları, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasındaki her türlü yasal bildirim yapılması, belge gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri ve diğer her nevi sipariş gönderilmesi/alınması, dilekçe, başvurular, sözleşmeler, ihale teklifleri gibi sayısız alanda kullanılabilmektedir. Kâğıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetlerinin düşürülmesi ve zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlamaktadır.

KEP kullanmak için elektronik imza almam gerekiyor mu?

Kayıtlı elektronik posta sisteminde gönderim yapabilmek için elektronik imza sahibi olunması gerekmektedir. Ancak sadece alıcı olarak KEP hesabını kullanacak olan kullanıcıların elektronik imza sahibi olması gerekmemektedir. Elektronik imza almak için  Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılara başvurabilirsiniz.

Birden fazla KEP hesabı alabilir miyim?

Evet. Gerçek veya tüzel kişiler aynı veya faklı KEPHS’den birden fazla hesap açabilirler.

KEP hesabı kullanmak zorunda mıyım?

Kayıtlı elektronik posta sistemine ilişkin düzenlemelerde kullanıma ilişkin herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Ancak Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin “Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma” başlıklı 7. maddesi uyarınca anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır. Bu hüküm gereği, tebligat göndermeye yetkili mercilerin ve sermaye şirketlerinin (anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin) KEP hesap sahibi olması zorunludur.

KEP hesabı almanın maliyeti ne kadardır?

KEP hesabı maliyetleri KEPHS’ler arasında farklılık gösterebilmektedir. Fiyat listeleri KEPHS’lerin internet sayfalarından duyurulmaktadır.

KEP hesabımı başkasına devredebilir miyim?

KEP hesapları aktarılamaz veya devredilemez.

KEP hesabımı başkasına kullandırabilir miyim?

Gerçek kişiler KEP hesaplarını yalnızca kendileri kullanabilir. Tüzel kişiler ise hesaplarını kendi nam ve hesaplarına kullanmak üzere, başvuru sırasında veya daha sonradan bir veya birden fazla işlem yetkilisi tanımlayabilirler.

KEP hesabımın şifresini unuttum/çaldırdım, ne yapmalıyım?

KEPHS’lerin çağrı merkezleri aranmak suretiyle konu hakkında destek alınması gerekmektedir.

KEP hesabımı tamamen kapatmak istiyorum, ne yapmalıyım?

KEPHS’ler, KEP hesaplarının kapatılmasına ilişkin talepleri yedi gün yirmi dört saat kesintisiz olarak alınmasını sağlamaktadırlar. KEPHS’ler bu talepleri çağrı merkezi ve internet sayfası üzerinden gerekli kimlik doğrulamaları yaptıktan sonra gerçekleştirmektedirler. Kullanıma kapatılan KEP hesabından ileti gönderimi ve alımı engellenmektedir. Ancak kapatılan KEP hesabı, hesap sahibinin erişebilmesi için en az üç ay süreyle KEPHS tarafından açık tutulmak zorundadır

Halihazırda kullandığım herhangi bir e-posta adresimi (gmail, yahoo mail, hotmail mynet mail, kurum maili vb.) KEP haberleşmesinde kullanabilir miyim?

Hayır. KEP sisteminden yararlanabilmek için KEPHS’lerin herhangi birinden bir KEP hesabı alınması gerekmektedir. KEP sistemi kendi içerisinde kapalı bir sistemdir. Sadece KEP hesap kullanıcılarına ileti gönderebilirsiniz ya da bu kullanıcılardan ileti alabilirsiniz. KEP sisteminden diğer standart elektronik posta sistemlerine ileti gönderimi söz konusu olmadığı gibi diğer sistemlerden KEP sistemine de ileti gönderimi mümkün değildir.

KEP rehberinde kaydımın olması gerekiyor mu?

Tüzel kişilerin KEP rehberinde bulunmaları zorunludur. Bireysel kullanıcılar için KEP Rehberinde kayıtlarının bulunması isteğe bağlıdır.

Kullanıma kapatılan KEP hesabı başkasına tahsis edilebilir mi?

Kullanıma kapatılan bir KEP hesabı yeniden başkasına tahsis edilmez. Kullanıma kapatılan KEP hesabı, ancak hesap sahibinin tekrar talep etmesi, bunun için yeniden tahsis başvurusu yapması, kimlik tespiti için gerekli resmi kimlik belgelerini sağlaması ve hesap ücretini ödemesi hâlinde yeniden kullanıma açılabilir.

E-imza ve Kep adresi sisteme ilk aşamada girecek olan E-bildirge kullanıcısının ve sistemden atanan vekilin ayrı ayrı alması gerekir mi? Sadece ilk giriş aşamasında e-bildirge kullanıcısının alması yeterli midir?

E-imzayı, sisteme ilk aşamada girecek olan E-bildirge kullanıcısının ve sistemden atanan vekilin ayrı ayrı alması gerekmektedir. E-bildirge kullanıcısı e-imza ile sisteme girerek işyeri kaydını oluşturduktan sonra başvuru yapmak üzere istediği kişiyi TC kimlik numarası ile işyeri adına başvuru yapmak üzere yetkilendirebilir. İş yerine ait KEP adresi bu işlemlerde kullanılabilir.

KEP adresimi temin ettim ancak geçersiz KEP adresi girdiğime dair uyarı alıyorum. Sebebi nedir?

Öncelikle KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresinin “Tebligata Elverişli” olarak alınmış olması gerekmektedir. Tebligata elverişli olmayan KEP adresleri sistem tarafından kabul edilmemektedir. Hizmet sunucularından alınan KEP adresleriyle ilgili sözleşmeler ilgili internet sitesine giriş yapılarak işveren tarafından e-imza ile imzalanır. Bu şekilde KEP ve Tebligat kabul etme özelliği aktif hale getirilir. Tüm bu işlemlerden sonra sorunun devam etmesi halinde KEP adresi temin edilen ilgili firma ile görüşülmelidir.

Kep hesabı oluşturulma işlemini bireysel olarak herkes yapabiliyor, fakat e bildirge sadece bir kişi adına verilebiliyor. Bu aşamada muhasebe firmaları e bildirge için ayrı, kep için ayrı vekalet mi almalı? Bu şekilde işlem yapılabilir mi?

E-izin sisteminde işveren kaydı; ilgili işyerinin SGK’da kayıtlı e-bildirge kullanıcısı tarafından yapılabilir. KEP adresinin şirkete mi yoksa şahıslara mı ait olacağı konusunda henüz bir kısıtlama yoktur.

Ev hizmetleri başvurusunda kayıt esnasında “Ev Hizmetleri başvurusu için işveren kaydı yapmak istiyorsanız, işveren kayıt işleminin, yanında yabancı çalıştıracak kişi tarafından yapılması gerekmektedir. Başkası adına Ev Hizmetleri işveren kaydı yapılmamaktadır”. Burada anlatılmak istenen vekalet ya da yetki verilmemekte midir sadece çalıştıracak olan kişi tarafından mı yapılacaktır ev hizmetli yabancı çalışma izini başka biri takip edebilmekte midir vekalet vererek yada sistem üzerinden işverende olmuş olduğu gibi yetkilendirebilecek midir yada sadece kendisi mi yapması gerekir?

E-izin sisteminde ev hizmetleri işveren kaydı yabancıyı çalıştıracak olan kişinin e-imzası ve KEP adresi ile oluşturulacaktır. İşveren beyan oluşturduktan sonra başvuru yapmak üzere üçüncü şahısları sistem üzerinden yetkilendirebilmektedir.

Uzatma başvurularında vekaleten işlem gerçekleştiren kişiye istinaden yapılan başvurularda SGK E-bildirge kullanıcısının farklı olması durumunda KEP adresini vekaleten başvuruyu gerçekleştiren kişi alması durumunda işlem yapabilecek mi yoksa e-bildirge kullanıcı kep adresi alması durumunda uzatma başvurusu yapabilir mi?

E-izin sisteminde uzatma başvurusu yapmak için sistemde açılan işveren kaydının 26 haneli SGK tescil numarasının, önceki otomasyon siteminde açılan işyeri kaydının SGK Tescil numarası ile birebir aynı olması gerekmektedir. Böyle olduğu takdirde uzatma başvurusu yapılabilecektir.

Tamamlanmayan başvuru hangi başvuruları kapsamaktadır? ( harç yatırılması beklenen, eksik belge maili gönderilen, harç yatırılıp da onay bekleyen başvuruları mı kapsamakta vb. ) Eksik belge maili gelen vatandaş ekranda başvuruyu görememektedir KEP adresi almasına rağmen yeni başvuru mu oluşturmalıdır?

Bir başvuru tüm sekmeleri tamamlandıktan sonra e-imza ile tamamlandığı takdirde tamamlanmış başvuru olur. Ancak bir başvuru tüm bilgileri girilmiş olsa dahi e-imza ile imzalanmadan kaydedilirse tamamlanmayan başvurular bölümüne kaydedilir. Yapılan başvuruların takibini başvuru işlemlerinin altındaki sekmelerden takip edebilirsiniz.

KEP’ e tebligat verilemez uyarısı veriyor? Nedeni ve çözümü nedir?

KEP adresi tebligata elverişli olmalıdır. Eğer alınan KEP adresi tebligata elverişli olmasına rağmen uyarı geliyorsa ilgili KEP firmasının internet sayfasına girerek KEP ve Tebligat sözleşmeleri e-imza ile onaylanmalıdır.